蒐集

鮮やかな憧憬

資料整理のtips

1、何が問題か

研修研修アンド研修の日々、とかく紙の資料をもらう。仕事を始めて二ヶ月が経過したが、最近は猛烈に会社の紙書類が溜まることが悩みだ。

それに起因する嫌な事象が二つあったのでその改善を行った。劇的にQOLが向上したので、そのライフハックについて共有したい。

ちなみにその嫌な事象とは、以下の二点だ。

  1. 日々増殖する紙が放置され、カバンが重すぎる
  2. 自室のデスクが紙の山が形成されており、整理整頓ができていない

次からの項で、それぞれの問題にどう対応したのかを書いてゆく。

 

2、カバンの中をどう整理するか

現状分析:最近もらう書類のグルーピングと使用しているカバンの紹介

  1. タスク関連書類→常時2〜3件の仕事を持っており、それぞれの案件に対して紙資料が毎日増える。タスクは2週間ぐらいの短期決戦のものが多く、束でもってないといけない事が多い
  2. 事務関連書類→交通費申請用のメモや勤怠関連の書類。2〜3枚だけどよく出さないといけないし、大事にしないといけない書類
  3. 重要かつよく見る情報のコピー→例えば近日中にやるタスクのやり方解説資料とか。チェックシート含。時々によって増減するけど、8mmを超える事はまあない
  4. 使用しているカバン→普通のカバンだけど微妙に大きめなA4のファイルがストレスなく出し入れできる。http://s.magaseek.com/product/detail/id_001621649-mc_069-ms_016?cid=mgspla_grp2mens

これには二つのツールを用いることで劇的な改善があった。

 

ツール1:クランプファイル

‪Mead クランプファイル M2003001 ブルー mead https://www.amazon.co.jp/dp/B01NASDQJI/ref=cm_sw_r_tw_awdb_x_W2DnzbFNSATYW @amazonJPより‬

 

これはタスク関連書類をタスク別にファイルする。背面で色分けされていて迷いにくいし、ファイルするために穴を開ける手間も不要なので良い。タスクが終わればカバンから出せば良くて、軽さの維持もラク。会議室移動の前の書類を探す時間が90%減少した。

 

ツール2 : クリップファイル

‪セキセイ クリップボード クリップファイル 発泡美人 https://www.amazon.co.jp/dp/B002D7LXK4/ref=cm_sw_r_tw_awdb_x_w8DnzbHTJ99NQ @amazonJPより‬

 

これは事務関連書類と重要かつよく見る書類のコピーを整理する。事務関連書類を左のポケットに、重要かつよく見る書類を右のクリップにはさむ。

このファイル、何がいいって軽い事だ。是非銘柄指定でこれを買って欲しい。

 

3、自室の書類をどう整理するか

現状分析:デスクの上に溜まる書類のグルーピング

  1. ハンドブック→講義形式の研修を受けるたびにバンバン溜まる。5mm〜10mm程度の厚み
  2. 小冊子→会社の制度説明などの冊子。重要度高く、しかも長く保管しないといけない
  3. 赤添後の紙束、メモ等、ワークシートなど→いるものといらないものが混ざってる。放置するとガンガン溜まる
  4. 契約資料→重要書類。要長期保存
  5. 保証書→重要かつ要長期保存だが形がマチマチ
  6. 僕宛のダイレクトメール、運用中の資産関連のお便り等→溜まる
  7. クーポン等→溜まる

これには四つのツールを用いる事で改善があった

 

ツール1 : チューブファイル

コクヨ パイプ式ファイル A4 2穴 800枚収容 青 フ-E680B コクヨ(KOKUYO) https://www.amazon.co.jp/dp/B000NNNV00/ref=cm_sw_r_tw_awdb_x_WCEnzb71CTZRF @amazonJPより‬

 

ハンドブックをぽいぽい入れて行く。これは使いやすい重さがあると思うので枚数は好きに選ぶ。背面にどのハンドブックが収容されているか書く(変動するので印刷した紙を貼ってる)

 

ツール2 :ハードタイプのクリアファイル

キングジム ハードクリアーファイル 透明 A4S 6132TH 透明 キングジム(KINGJIM) https://www.amazon.co.jp/dp/B000VHZR0A/ref=cm_sw_r_tw_awdb_x_3LEnzbT8TC56H @amazonJPより‬

小冊子をぽいぽい入れて行く。このタイプのファイルは最近各社出しているのでちょうど良いやつを選ぶ。(僕の使ってるやつはまた別のやつだった気がするから帰ったら更新する)

 

ツール3 :普通のクリアファイル

ナカバヤシ クリアブック クリアファイルE A4 40ポケット ブルー CBE-1033B ナカバヤシ https://www.amazon.co.jp/dp/B00386A2Q0/ref=cm_sw_r_tw_awdb_x_TQEnzb3D8HJGZ @amazonJPより‬

 

紙ペラや契約書類の整理をする。書類の性質ごとにファイルを分けて背面に何を入れたか書いておく。なんとなく内容別に4〜5枚を1ポケットに入れ、見出しシールを貼ってポケットに何が入っているか探しやすくしている。重要なのは、同じデザインのファイルを並べる事。

ちなみに、僕はナカバヤシのクリアファイルが並んでいるのが大好きだし、これからも絶対百均製は使わない。

 

ツール4 : クリップボード

クリップボード オールドスクール(ペンコ)A4 DP110 HIGHTIDE https://www.amazon.co.jp/dp/B002YO0BYK/ref=cm_sw_r_tw_awdb_x_.TEnzbPEB7E0F @amazonJPより‬

 

クリップボード オールドスクール(ペンコ) チェック DP133-ナシ HIGHTIDE https://www.amazon.co.jp/dp/B0091FTFW4/ref=cm_sw_r_tw_awdb_x_4YEnzbBMSF3EZ @amazonJPより‬

 

ペンコのクリップはバカみたいにでかい。カバンの中に入れるのはアホだけど、雑誌たてに雑多な紙を仕舞うのには向いてる。あとサイズも豊富で、クーポンは別で小さいやつ(二つ目のリンク)にとじておくと、出かける前にそのままカバンに突っ込める。

基本的に、裏紙と広告ように一つずつ買って立てている。捨てるやつは速攻捨て、迷ったらここへ。日程などで期限が切れたら日曜日にまとめて捨てている。

 

4、おわりに

今のところは以上。

成果としては、鞄の3kgの軽量化とクリアデスクの運用に成功。他にもストレス軽減など。

 

ただし、保証書に関してはクリアファイルにとじてるけど、まだ納得してない。良い方法考え中。また見つけたら追記して報告します。

 

ではまた